Werkkostenregeling

09 mei, 2017 – Tim Ranshuysen

De werkkostenregeling is een regeling die sinds 1 januari 2015 verplicht is voor alle werkgevers in Nederland en heeft betrekking  op alle uitgaven die u doet met betrekking tot uw personeel. De bekendheid bij werkgevers in Nederland laat echter nog te wensen over.

Bij de werkkostenregeling kan gedacht worden aan alle vergoedingen, verstrekkingen en zaken die u ter beschikking stelt aan uw personeel. Al deze zaken worden in deze regeling aangemerkt als loon. Wat kunt u zich daarbij voorstellen. U kunt dan denken aan telefoons die u ter beschikking stelt aan uw werknemers, personeelsfeesten die u geeft met uw werknemers en alle zaken die eigenlijk te maken hebben met personeel.

Binnen de werkkostenregeling zijn een aantal zaken vrijgesteld, die dus niet worden toegerekend aan het werkkostenbudget. Het werkkostenbudget wordt bepaald door 1,2% van de fiscale loonsom te nemen. Dit budget wordt in de volksmond genoemd het werkkostenbudget, het werkkostenforfait, de vrije ruimte, dat zijn allemaal verschillende benamingen voor dezelfde materie. Er is een bedrag dat u kunt aanwenden tot werkkosten.

Voor deze werkkosten geldt geen beperking behoudens het gebruikelijkheidscriterium. Het gebruikelijkheidscriterium wil eigenlijk niets anders zeggen dan wat er gebruikelijk is.

Een onkostenvergoeding van € 1.000 per maand is niet gebruikelijk, een onkostenvergoeding van € 100 kan wel als gebruikelijk worden aangemerkt.  Indien uw uitgaven die betrekking hebben op  werkkosten boven de 1,2% van de fiscale loonsom uitkomen, zal er een eindheffing van 80% op deze overschrijding plaatsvinden. Dit betekent dat  als u € 100 overschrijding heeft , u € 80 eindheffing zal moeten gaan afdragen aan de belastingdienst. Om dit te voorkomen is het verstandig om dit vooraf met ons af te stemmen.  Binnen de werkkostenregeling gelden uiteraard een aantal vrijstellingen. De vrijstellingen zijn zaken die wel als werkkosten worden aangemerkt, maar die niet meetellen voor het budget. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan de kilometervergoeding van € 0,19 of aan een telefoon die u ter beschikking stelt waarvan u vindt dat die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstbetrekking. Dit wil zeggen dat een telefoon noodzakelijk is op het moment dat  u vindt dat ie noodzakelijk is en als de belastingdienst van mening is dat dat niet zo is, dan zal de belastingdienst dat moeten gaan aantonen.

Daarnaast is het van belang dat er een goede communicatie plaatsvindt tussen de financiële administratie aan de ene kant en de salarisadministratie aan de andere kant. Dit omdat een groot gedeelte van de kosten niet in de salarisadministratie worden verwerkt, maar uitsluitend in de financiële administratie. Deze kosten moeten wel bij de salarisadministratie bekend zijn omdat uiteindelijk de aangifte van de eindheffing gedaan moet worden via de loonheffing. Daarom is het van belang dat de communicatie altijd via salarisadministratie – financiële administratie gaat. Waarbij het ook belangrijk is dat deze bedragen te allen tijde inclusief BTW moeten worden doorgegeven. In de financiële administratie worden zaken vaak exclusief BTW verwerkt.

Tenslotte de eindheffing die afgedragen zal moeten worden, zal afgedragen moeten worden in het eerste loontijdvak van het nieuwe jaar. Dus de eindheffing voor 2017 zal afgedragen worden in het loontijdvak van januari 2018 of periode 1-2018, afhankelijk van de wijze van verloning. Dit zal dan uiterlijk eind februari zijn.

Indien u naar aanleiding van dit verhaal nog vragen heeft of ondersteuning wenst bij de toepassing van de werkkostenregeling kunt u contact met ons opnemen.

 


Terug naar overzicht