Het coronavirus en uw personeel. Wat komt er allemaal bij kijken?

28 mei, 2020 – Marius Rebel en Christiaan Rooseboom

Hoe gaat u in deze tijden om met uw personeel? Er zijn diverse regelingen getroffen, maar wat zijn uw rechten en plichten binnen dit pakket noodmaatregelen? We bespreken het aan de hand van een paar veelgestelde vragen. 

Ik heb werktijdverkorting aangevraagd voor een deel van mijn werknemers, wat gebeurt er met mijn aanvraag? 

Uw aanvraag voor werktijdverkorting wordt door het UWV beschouwd als een subsidieaanvraag op basis van de nieuwe Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (regeling-NOW). Uw aanvraag wordt door het UWV ook onder die voorwaarden in behandeling in genomen. Het UWV zal u om aanvullende informatie vragen om de aanvraag op de juiste manier in behandeling te kunnen nemen.

Aan welke voorwaarden moet ik voldoen om in aanmerking te komen voor de subsidie vanuit de regeling-NOW? 

Om in aanmerking te komen voor de subsidie moet u in de periode van 1 maart 2020 tot en met 31 juli 2020 over een periode van drie maanden geconfronteerd worden met een omzetdaling van ten minste 20%. U krijgt een voorschot van het UWV, de definitieve hoogte van de subsidie wordt achteraf vastgesteld?

Aan welke verplichtingen moet ik voldoen om in aanmerking te komen voor de subsidie vanuit de regeling-NOW? 

  • u moet de loonsom zoveel mogelijk gelijk houden;
  • u mag geen ontslag wegens bedrijfseconomische redenen aanvragen;
  • u mag de subsidie uitsluitend gebruiken voor het betalen van de loonkosten;
  • u bent verplicht om de ondernemingsraad, of bij het ontbrekend daarvan, de werknemers te informeren over de subsidieverlening;
  • u voert een deugdelijke administratie waarbij alle voor de subsidie van belang zijnde gegevens kunnen worden gecontroleerd;
  • u bewaart deze administratie gedurende vijf jaar en werkt gedurende vijf jaar mee aan ieder onderzoek van de overheid naar de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie;
  • u doet loonaangifte op de voorgeschreven momenten;
  • u meldt alle feiten en omstandigheden bij het UWV die van belang (kunnen zijn) in het kader van de subsidie;
  • voor zover u loonkostensubsidie in het kader van de participatiewet ontvangt, informeert u het college van B&W over de ontvangen subsidie op basis van de regeling-NOW.

Ik wil gebruik maken van de tijdelijke regeling-NOW voor een deel van mijn personeel, maar ik moet mogelijk andere personeelsleden ontslaan, mag dat? 

Indien u gebruik wilt maken van de NOW-regeling committeert u zich vooraf aan de verplichting om géén ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen voor uw personeelsleden aan te vragen. Deze verplichting geldt voor de periode waarover u subsidie ontvangt. Wanneer u toch ontslag aanvraagt in deze periode zal het UWV uw aanvraag wel gewoon in behandeling nemen en de ontslagvergunningen toewijzen als u aan de voorwaarden voldoet. De loonkosten van deze werknemer worden voor 150% in mindering gebracht op uw subsidie.

U mag wel personeel ontslaan of het dienstverband beëindigen wegens andere redenen. U mag zelfs middels een vaststellingsovereenkomst een dienstverband op grond van bedrijfseconomische redenen beëindigen.

Kan ik ook de aanvraag voor de regeling-NOW indienen voor uitzendkrachten en andere flexibele krachten? 

U kunt geen aanvraag indienen voor uitzendkrachten of payrollbedrijven, die verantwoordelijkheid ligt bij de uitlener. U kunt wel aanvragen indienen voor oproepkrachten die bij u in dienst zijn, ook als voor deze werknemers géén loondoorbetalingsverplichting geldt. De subsidie wordt berekend over de loonsom in de maand januari, u krijgt dus niet meer vergoed dan het loon dat u in de maand januari aan uw oproepkrachten heeft betaald.

Moet ik mijn payrollbedrijf of uitzendbureau doorbetalen, ondanks dat ik (tijdelijk) geen gebruik maak van hun diensten? 

Dat is afhankelijk van het contract dat u heeft gesloten met het payrollbedrijf of uitzendbureau. In de regel betaalt u alléén voor daadwerkelijk geleverde diensten en hoeft u dus niet door te betalen op het moment dat u geen personeel inhuurt. Controleer het contract en eventuele algemene voorwaarden om te beoordelen wat u precies heeft afgesproken. Het payrollbedrijf of het uitzendbureau kan voor het eigen personeel gebruik maken van de regeling-NOW.

Wordt op basis van de regeling-NOW ook subsidie verleend voor de vakantiebijslag en pensioenpremies? 

Ja, ook werkgeverspremies, pensioenpremies (inclusief werknemersdeel) en vakantiebijslag worden gecompenseerd. Het UWV gaat echter niet precies na wat de hoogte is van deze premies en kosten, maar vergoedt deze door middel van een forfaitaire opslag (30%) bovenop de loonkosten. De vergoeding voor loonkosten wordt berekend op basis van de loonsom (SV) loon in de maand januari 2020.

Ik heb achteraf nog correcties doorgevoerd in de loonadministratie over de maand januari 2020. Worden deze correcties nog meegenomen bij het vaststellen van de subsidie? 

Voor het bepalen van de loonsom in januari 2020 wordt als uiterste peildatum wordt 15 maart 2020 genomen. Alle correcties in de loonadministratie die u na die datum nog doorvoert worden bij het uitvoeren van de regeling-NOW buiten beschouwing gelaten.

Mijn personeel werkt thuis of werkt niet als gevolg van de coronacrisis. Moet ik reiskosten en andere onkostenvergoedingen gewoon doorbetalen? 

In de regel wordt een reiskostenvergoeding beschouwd als een vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte onkosten. Als deze onkosten niet gemaakt worden, wordt de vergoeding niet doorbetaald.

Echter, als een werknemer een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt, kan deze gewoon worden doorbetaald. Ook fiscaal is dit toegestaan, mits de werknemer niet langer dan zes aansluitende weken afwezig is. Als de verwachting is dat de afwezigheid langer gaat duren, mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog worden uitbetaald. Daarna mag de vaste reiskostenvergoeding pas weer worden betaald als het werk op de reguliere wijze (dus niet thuis) wordt hervat. Hetzelfde geldt voor een vaste onkostenvergoeding. 

In het Besluit Noodmaatregelen coronacrisis is nu goedgekeurd dat een verandering van het reispatroon als gevolg van de coronacrisis buiten beschouwing wordt gelaten. In die gevallen mag de vaste vergoeding dus onbelast worden doorbetaald, als dat kan op basis van de feiten zoals die waren voor het uitbreken van de coronacrisis. 

In de cao of arbeidsovereenkomst kunnen afwijkende afspraken zijn gemaakt. De cao-kappers gaat bijvoorbeeld uit van een vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte kosten, reiskosten hoeven dus niet doorbetaald te worden zolang er niet gereisd wordt. De horeca-cao kent geen reiskostenvergoeding.

Kan ik mijn personeel een onbelaste tegemoetkoming geven? 

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. Het kabinet heeft verruiming van deze regeling aangekondigd. De vrije ruimte die werkgevers hebben om deze onbelaste vergoedingen te geven, wordt eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Werkgevers die daar ruimte voor hebben, kunnen hun werknemers in deze moeilijke tijd zo extra tegemoet komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. 

Moet de werkgever beschermingsmiddelen bieden op de werkplek? 

De werkgever moet zorgdragen voor een veilige werkplek voor zijn personeel. In de huidige omstandigheden betekent dat dat het personeel zoveel mogelijk thuis werkt. Waar dat niet mogelijk is, moet de werkgever binnen zijn mogelijkheden zoveel mogelijk maatregelen nemen om besmetting te voorkomen. Denk daarbij aan de aanwezigheid van ontsmettingsmiddelen, handschoenen en doekjes en het nemen maatregelen waarbij de afstand tussen personen zoveel mogelijk wordt vergroot. Personeelsleden die verkouden zijn of symptomen van het coronavirus vertonen moeten thuisblijven.

Mijn werknemer is verkouden en moet daardoor thuisblijven. Moet deze werknemer ziek gemeld worden? 

Nee, een werknemer met een lichte verkoudheid zal in de meeste gevallen medisch gezien prima in staat zijn om zijn werkzaamheden te verrichten. De werknemer is in dat geval niet arbeidsongeschikt ten gevolge van ziekte en wordt dus niet ziekgemeld. Dat wordt anders indien de werknemer koorts heeft en/of andere bijkomende klachten.

Mag een werknemer weigeren om te werken uit voorzorg tegen het coronavirus? 

Nee, het feit dat de kinderopvang gesloten is en dat de werknemer bang is besmet te raken met het coronavirus zijn beide geen reden om werk te weigeren. U mag van uw werknemers verwachten dat zij ook in tijden van crisis hun werk blijven doen. Werknemers die werk weigeren hoeft u niet door te betalen.

Mag ik een werknemer vragen vakantieverlof in te zetten in verband met de coronacrisis? 

U mag dat wel vragen, maar u kunt uw werknemers niet verplichten tot het inzetten van vakantieverlof tijdens de coronacrisis. Er zijn wel enkele cao`s waarin de werkgever de bevoegdheid heeft om een (deel) van de vakantieperiode voor het personeel aan te wijzen. Het is afhankelijk van de inhoud van die afspraken of die ook in deze omstandigheden gebruikt kunnen worden om een verplichte vakantieperiode aan te wijzen. Bovendien moet vakantieverlof op een dusdanige manier worden vastgesteld dat de werknemer voldoende gelegenheid heeft tot het treffen van voorbereidingen voor de besteding van de vakantie.

Mag ik een werknemer verplichten om opgebouwde overuren in te zetten tijdens de coronacrisis? 

In de eerste plaats is het van belang om te controleren of hierover afspraken zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst en/of de cao. Zijn daar geen afspraken over gemaakt? Dan is het aan de werkgever om te bepalen of overuren van een werknemer in aanmerking komen voor compensatie voor vrije tijd of voor uitbetaling. U mag uw werknemers in dat geval dus ook verplichten om overuren op te nemen tijdens de coronacrisis.

Let wel, hier geldt  een belangrijke beperking: als het gemiddelde loon van de werknemer in de periode waarin hij zijn overuren heeft gemaakt, maar niet uitbetaald heeft gekregen onder het wettelijk minimumloon komt, heeft de werknemer wel recht op nabetaling.

Mag ik als werkgever reeds gepland vakantieverlof van de werknemer intrekken? 

Een werkgever mag een reeds vastgestelde vakantie van een werknemer na overleg met de betrokken werknemer wijzigen en op een ander moment vaststellen. Dit recht heeft u als werkgever alleen indien u een gewichtige reden heeft bij het uitstellen van het vakantieverlof. De eventuele schade die de werknemer daardoor lijdt komt voor rekening van de werkgever. Of de coronacrisis in dit verband een voldoende gewichtige reden is, zal sterk afhankelijk zijn van de omstandigheden. Raadpleeg hierover altijd een van onze juristen. Bel ons op 0318 - 58 73 73. 

Mag een werknemer zijn reeds verleende vakantieverlof weer intrekken in verband met de coronacrisis? 

Het vakantieverlof wordt door de werkgever vastgesteld op verzoek van de werknemer. De wet geeft de werknemer niet het recht een reeds vastgestelde vakantie weer in te trekken of wijzigen. Een werknemer kan dus wel het verzoek doen om een reeds vastgestelde vakantie weer in te trekken, maar de werkgever hoeft daar niet mee in te stemmen.

Mag ik een beëindigingsovereenkomst sluiten wanneer ik de tegemoetkomingsregeling NOW heb aangevraagd? 

De NOW bevat geen verbod om met wederzijds goedvinden een beëindigingsovereenkomst te sluiten. Dit mag dus ook op grond van bedrijfseconomische redenen zijn. 

Wel zal een teruggang van de loonsom ten opzichte van de referentiemaand tot minder subsidie leiden.

Geldt de ingevoerde opschorting van de 30%-herzieningssituatie voor overwerken ook voor mij? 

Ja, geen enkele werkgever hoeft over het jaar 2020 de hoge WW-premie af te dragen voor vaste werknemers die in het kalenderjaar meer dan 30% hebben overgewerkt.

Sinds 1 januari 2020 betalen werkgevers onder de Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) een lage WW-premie voor vaste contracten en een hoge WW-premie voor flexibele contracten. In het verlengde daarvan is in het Besluit Wfsv opgenomen dat werkgevers met terugwerkende kracht alsnog de hoge WW-premie moeten afdragen voor vaste werknemers die in het kalenderjaar meer dan 30% hebben overgewerkt. Deze bepaling leidt nu tot onbedoelde effecten in sectoren waar vanwege het coronavirus veel extra overwerk nodig is, zoals in de zorg. Het kabinet heeft inmiddels toegezegd de regeling tijdelijk te wijzigen. Deze bepaling voor 2020 voor alle werkgevers opgeschort. Werkgevers hoeven over het kalenderjaar 2020 op basis van de 30%-herzieningssituatie de lage WW-premie niet te herzien. Omdat een gerichte sectorale maatregeling zeer bewerkelijk is voor de uitvoering, is ervoor gekozen om voor het jaar 2020 een generieke uitzondering te maken van de 30%-herzieningssituatie. Dit voorkomt daarnaast onduidelijkheid voor werkgevers wie er wek en niet onder de uitzondering vallen. Geen enkele werkgever hoeft dus over het jaar 2020 de WW-premie op grond van die situatie te herzien. Per 1 januari 2021 zal de herzieningssituatie weer in werking treden.

Heeft u nog andere vragen over uw personeel? Wij helpen u graag verder. Bel ons op 0318-58 73 73 of laat uw reactie achter via onze website. 


Terug naar overzicht