De Werkkostenregeling in de praktijk

14 oktober, 2017 – Eric van Dolleweerd

Met veel tamtam is de werkkostenregeling ingevoerd. Doelstelling van de regeling is de vereenvoudiging van de regelgeving inzake de vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Met één regeling zouden zo’n 20 regelingen vervangen worden.

In theorie lijkt de regeling heel praktisch. Alle vergoedingen en verstrekkingen worden aangemerkt als loon en worden dus belast, met uitzondering van 1,2% van de loonsom, de vrije ruimte.

Helaas worden hier bij voorbaat uitzonderingen op gemaakt. Niet tot het loon behoren intermediaire kosten. Dit zijn in principe kosten die de werknemer voorschiet en declareert bij zijn werkgever, bijvoorbeeld het voorschieten van parkeerkosten met de auto van de zaak. Op zich heel logisch.

Naast de intermediaire kosten bestaan er zogenaamde gerichte vrijstellingen. Hierdoor behoren enkele vergoedingen en verstrekkingen in principe tot het loon, maar zijn uiteindelijk vrijgesteld van belastingheffing. Het meest bekende voorbeeld hiervan is de declaratie van € 0,19 per zakelijke kilometer gereden met een privé-auto.

Na de intermediaire kosten én de gerichte vrijstellingen zijn er voorzieningen en verstrekkingen die in principe tot het loon behoren, maar die voor de heffing gewaardeerd worden op nihil. Hierdoor blijft de belastingheffing op deze verstrekkingen onbelast. Te denken valt aan consumpties op de werkplek die geen onderdeel zijn van een maaltijd en de verstrekking van werkkleding.

Na de intermediaire kosten, de gerichte vrijstellingen én de nihilwaarderingen komen wij dan eindelijk bij de vergoedingen die opgenomen moeten worden in de vrije ruimte zoals personeelsfeesten en kerstpakketten.

Maar dan de praktijk met bijvoorbeeld een sinterklaasfeestje voor werknemers en hun (kleine) kinderen. De surprise voor de werkgevers is een mogelijke fiscale rekening. De uitgaven voor het feest worden aangemerkt als loon. Met een kerstpakket en wat andere vergoedingen wordt al snel de vrije ruimte gevuld. De locatie van het feest is fiscaal van groot belang. Vindt dit plaats op de werkplek, dan is het feest met alle bijbehorende kosten onbelast. De consumpties op de werkplek worden tegen nihil gewaardeerd.  Alleen een eventuele maaltijd moet worden belast tegen een forfaitair bedrag (deze kunnen wellicht nog in de vrije ruimte worden opgenomen, zie verder). De werkplek is in deze een ruim begrip. Het gaat hierbij om alle locaties van de onderneming.

Het is fiscaal minder leuk als het sinterklaasfeest op een andere locatie dan de werkplek wordt georganiseerd. In dat geval worden de kosten namelijk als belastbaar loon aangemerkt. De belastingheffing hierover kan door de werknemers betaald worden, maar lijkt vanuit de “vrijgevigheid” van de goedheilig man geen haalbare kaart. Het feest wordt dan als eindheffingsbestanddeel (voor de werkkostenregeling) aangemerkt. Dit betekent dat de kosten worden opgenomen in de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon. Is deze ruimte reeds volledig ingevuld, dan moet de werkgever hierover 80% eindheffing betalen.

Cadeaus en snoepgoed voor thuis zijn altijd belast, ongeacht de locatie van het sinterklaasfeest. De waarde hiervan in het economisch verkeer moet u als belast loon aanmerken. Belastingheffing hierover bij de werknemers wordt ook hier voorkomen door deze kosten aan te merken als eindheffingsbestanddeel.

Langzaam maar zeker komen “ongewenste” neveneffecten van de werkkostenregeling naar boven. Dit gaat leiden tot aanvullende regels en jurisprudentie.

De “makkelijke” regeling wordt dan toch weer complex.

Een ondernemer doet er goed aan zich vooraf te laten informeren over vergoedingen van verstrekkingen aan personeel. Met name personeelsfeesten en personeelsreizen blijken de vrije ruimte snel op te souperen. Het is dan zonde om achteraf als werkgever hier een (extra) kater aan over te houden.

Mochten jullie na het lezen van deze blog nog vragen hebben dan kunt u contact met ons opnemen.


Terug naar overzicht